Deel 1 – Zelf oefenen
Opdracht 1 – Voorbereiding
In de volgende opdrachten leren jullie hoe een rapport moet worden gemaakt. Maar het is van groot belang dat je vooraf de juiste informatie hebt.
- Vraag daarom eerst aan de trainer (zie de informatie hieronder):
- Wat is het uiteindelijke doel van het rapport?
- Voor wie is het rapport allemaal bestemd?
- Is het rapport voor externe personen bestemd (klanten/leveranciers) of is het alleen voor intern gebruik?
- Wordt het rapport alleen geprint of eventueel ook digitaal verstuurd?
- Welke informatie moet er in het rapport komen te staan?
- Moeten er optellingen komen in het rapport?
- Hoe moet het rapport gesorteerd worden?
Maak aantekeningen van de antwoorden, zodat je die voor jezelf kunt vertalen naar een idee van het rapport.
2. Ga na of er al een rapport bestaat.
3. Bepaal waar de benodigde gegevens te vinden zijn.
4. Maak een grove opzet van het rapport. Denk daarbij goed na of er wellicht andere gegevens zijn die niet gevraagd worden, maar wel nuttig kunnen zijn. Geen inspiratie? Misschien dat je na deel 6 hier nog een keer naar wil kijken.
5. Open de report explorer vanaf de juiste plek.
Uitleg vooraf:
Je wordt aangesproken door de directeur van het bedrijf. Een discussie volgt:
Directeur: Ik zou graag inzicht krijgen in de materiaalkosten van de nu openstaande orders.
Jij: Dat kan. Dan maak ik daar een rapport van. Maar, ik heb wel wat meer details nodig om het een nuttig rapport te maken.
Directeur: Wat wil je nog meer weten dan?
Jij: Het belangrijkste is het doel van het rapport. Wat wil je bereiken met zo’n overzicht?
Directeur: Ik wil vooral meer inzicht krijgen in de kosten die we maken. Ik heb namelijk het idee dat we efficiënter kunnen werken. Ik wil graag in een wekelijks overleg een overzicht kunnen tonen van de stand van zaken.
Jij: Gaat het dan puur om de materiaalkosten, of bijvoorbeeld ook over de bewerkingen?
Directeur: Dat is een goeie. Als je dat óók in dat rapport kwijt kan, is dat helemaal mooi. Maar, ik ben al tevreden met een overzicht van materiaalkosten.
Jij: Heb je al een beeld bij het rapport zelf? Hoe wil je het rapport structureren?
Directeur: Wat zijn de mogelijkheden?
Jij: Je zou die materiaalkosten kunnen tonen per calculatie, maar je zou ook die kosten per klant kunnen groeperen. Dan heb je ook een beeld voor welke klant we de meeste kosten maken.
Directeur: Dat klink inderdaad goed. Doe dat maar. En meteen het totaal van alles bij elkaar. Zou je dan ook een extra overzicht kunnen maken van de materialen die bij elk van die orders gebruikt worden?
Jij: Ik weet niet of me dat gaat lukken, maar ik kan het natuurlijk proberen.
Directeur: Dat zou heel fijn zijn. Succes!
Jij: Ho, wacht! Ik ben er nog niet helemaal. Nog een paar vraagjes: Hoe ga je het presenteren?
Directeur: Nou, bij dat wekelijkse overleg dus.
Jij: Ja, goed, maar wil je het uitprinten of digitaal tonen? Als je het digitaal toont in Bemet heb je wat extra opties.
Directeur: Dat laat ik dan helemaal aan jou over. Hoe minder prints, hoe beter. Als het er maar wel netjes uitziet.
Jij: Dat komt wel goed. Mag het rapport voor alle collega’s zichtbaar zijn?
Directeur: Laten we eerst maar even kijken of het nuttig blijkt. Als jij en ik er voor nu maar bij kunnen, dan is dat voldoende. Kan je die rechten later nog aanpassen?
Jij: Dat weet ik nog niet, maar ik denk het wel. Dat laat ik nog wel weten. Moet ik verder nog ergens op letten? Zijn er gegevens die je niet wilt tonen?
Directeur: Het gaat dus om de openstaande orders. Calculaties die niet in productie zijn gegeven of zijn afgerond vind ik niet interessant. Verder is het misschien handig om te sorteren op productienummer. De rest laat ik aan jou over.
Jij: Goed, ik ga aan de slag!